칼리지스 2.0 공개 - 디지털배지 발급, 준비부터 성과 집계까지 한 화면에서

칼리지스 2.0을 공개했습니다. 디지털배지 발급 업무는 준비, 설계, 발급, 확인, 확산 다섯 단계로 진행되는데, 2.0은 이 다섯 단계를 관리자 사이트 한 화면에 담았습니다. 인증서 문구 초안 작성, 날짜를 지정하는 예약 발급, 반송 건 자동 수집, 발급기관으로 범위를 제한하는 역할 4단계가 이번에 새로 들어갔습니다.

저희가 이번 개편에서 기준으로 삼은 것은 기능의 개수가 아니라 담당자가 손을 대는 횟수였습니다. 기수가 끝날 때마다 같은 일을 반복하던 지점을 찾아 그 횟수를 줄이는 쪽으로 화면을 다시 짰습니다. 아래는 2.0에서 달라진 것과, 새 화면에서 발급 업무가 실제로 어떤 순서로 돌아가는지 정리한 내용입니다.

칼리지스 2.0에서 무엇이 달라졌나요

2.0에서 손댄 지점은 다섯 곳입니다. 문구를 매번 새로 쓰던 인증서 작성, 수료식 아침에 대기하던 발급 시점, 목록을 뒤져 찾던 반송 건, 계정을 돌려쓰던 부서별 권한, 어디부터 시작할지 알 수 없던 첫 화면입니다. 다섯 곳 모두 기능이 없어서가 아니라 손이 여러 번 가서 시간이 들던 자리였습니다.

달라진 것	이전	2.0
인증서 문구	제목·설명·스킬을 매번 직접 작성	과정 정보를 넣으면 초안이 만들어지고 검토 후 적용
발급 시점	발급 버튼을 누르는 시점에 발급	날짜·시각을 지정하는 예약 발급, 발급일도 그 날짜로 기록
반송 처리	실패한 건을 목록에서 하나씩 확인	발급 현황 상단에 자동으로 모이고 전체 재발송 한 번으로 처리
담당자 권한	관리자 권한을 나눠 쓰기 어려움	역할 4단계, 마지막 단계는 소속 발급기관으로 범위 제한
첫 진입	어느 메뉴부터 볼지 안내 없음	대시보드에 5단계 시작 가이드 표시

‘발급 시점’과 ‘반송 처리’ 두 행이 업무 시간을 가장 많이 줄이는 항목입니다. 예약 발급은 수료식 당일 아침을 비워 주고, 반송 자동 수집은 “메일이 안 왔다”는 문의가 들어오기 전에 기관이 먼저 재발송하게 만듭니다. ‘담당자 권한’ 행은 사업단이 여러 곳인 기관에서 계정 공유를 없애는 항목입니다.

디지털배지 발급은 어떤 순서로 진행하나요

디지털배지 발급 업무는 준비·설계·발급·확인·확산 다섯 단계이고, 각 단계가 관리자 사이트의 서로 다른 메뉴에 대응합니다. 준비 단계에서 배지 디자인과 발급기관 정보를 등록하면, 이후 발급되는 모든 배지가 그 기관 명의와 디자인을 따릅니다. 한 명이 다섯 단계를 모두 맡아도 되고, 담당자가 여러 명이면 단계별로 나눌 수도 있습니다.

단계	하는 일	어디서
준비	배지·증명서 디자인을 만들고 발급기관 정보를 등록	디자인, 발급기관
설계	인증서를 만들어 제목·설명·스킬·취득조건을 정의	인증서
발급	명단을 올리고 지금 또는 예약으로 발급	인증서 > 발급하기
확인	수령 여부와 효력을 확인하고 반송 건 재발송	발급 현황
확산	카탈로그 노출, 패스웨이 연결, 다음 과정 추천	홈페이지, 패스웨이·추천

‘설계’ 단계의 인증서 메뉴와 ‘발급’ 단계의 발급하기 메뉴가 나뉘어 있다는 점이 이 표에서 가장 중요합니다. 둘이 분리돼 있어서 기수가 반복되는 과정은 인증서를 다시 만들지 않고 발급만 반복하면 됩니다. ‘확인’ 단계의 발급 현황은 발급 후 수령 여부를 보는 화면이면서, 동시에 사업 성과 보고의 원자료가 나오는 곳이기도 합니다.

인증서와 발급은 무엇이 다른가요

인증서는 발급물의 내용이고, 발급은 그 내용을 특정한 사람에게 연결하는 작업입니다. 인증서에는 제목, 설명, 증서 문구, 스킬 태그, 취득조건이 들어갑니다. 발급에는 누가 언제 받는지가 들어갑니다. 이렇게 나뉘어 있으면 같은 과정이 1기, 2기, 3기로 이어질 때 인증서를 한 번만 만들고 명단만 바꿔 계속 발급할 수 있습니다.

인증서를 새로 만들 때 가장 오래 걸리는 일은 문구 작성입니다. 제목을 어떻게 쓸지, 설명에 무엇을 담을지, 스킬 태그를 어떤 것으로 넣을지 매번 고민하게 됩니다. 2.0에서는 과정 정보를 입력하면 제목·설명·스킬·취득조건 초안이 한 번에 만들어지고, 적용하기 전에 내용을 검토할 수 있어 기관 표현과 맞지 않는 부분만 고치면 됩니다.

취득조건은 나중에 성과 보고에서 근거로 쓰이는 항목이라, 이 단계에서 측정 가능한 조건으로 적어 두는 편이 낫습니다. “성실히 참여한 자”보다 “8주 과정 중 6주 이상 출석”처럼 쓰면, 배지를 받은 사람 수가 그대로 조건 충족 인원 수가 됩니다. 자세한 절차는 인증서 만들기 가이드에 있습니다.

수백 명에게 한 번에 발급하려면 명단을 어떻게 준비하나요

명단 파일은 이름과 이메일 두 열만 맞으면 됩니다. 수령자를 추가하는 방법은 세 가지로, 한 명씩 직접 입력하거나, 명단 파일을 올리거나, 이미 등록된 회원 중에서 고릅니다. 세 방식으로 추가한 수령자는 하나의 명단으로 합쳐져 한 번에 발급됩니다. 명단이 한 번에 확정되지 않을 때는 파일로 대부분을 올리고 늦게 확정된 인원만 직접 추가하면 됩니다.

서식이 맞지 않아 실패하는 경우를 줄이려면 [빈 양식 내려받기]로 파일을 먼저 받는 쪽이 안전합니다. 기업 교육에서는 이 방식으로 이수증 166건을 자동 발급한 사례가 있습니다(비즈마켓). 대학 연합 프로그램에서는 25개 대학, 누적 5,000명 규모를 같은 흐름으로 운영합니다(UMC).

발급 시점은 지금 또는 예약 중에서 고릅니다. 예약을 고르면 날짜와 시각을 지정할 수 있어 수료식 당일 아침에 화면 앞에서 대기하지 않아도 됩니다. 지정한 시각에 발급되고 안내 메일이 나가며, 발급일도 예약한 날짜로 기록돼 수료일과 맞추기 쉬워집니다.

예약한 건은 아직 발급 전이라 발급 목록에는 잡히지 않고 별도 패널에서 관리합니다. 일정이 앞당겨지면 즉시 발급으로 바꾸고, 행사가 취소되면 예약을 취소하면 됩니다. 취소해도 발급 한도는 차감되지 않습니다. 전체 흐름은 배지·인증서 발급하기에 정리했습니다.

배지가 도착했는지 어떻게 확인하나요

발급 현황에서 수령과 효력 두 축으로 확인합니다. 수령은 받는 사람이 메일을 열어 배지를 확인했는지를 보여주고, 효력은 그 배지가 지금도 유효한지를 보여줍니다. 두 값을 함께 읽으면 다음에 무엇을 할지가 바로 정해집니다. 미수령이면 안내하고, 발송 실패면 주소를 점검합니다.

수령	효력	무슨 뜻인가요
미수령	유효	메일은 갔지만 아직 열지 않음
발송 실패	유효	메일이 반송되어 도착하지 못함
수령	유효	정상적으로 전달됨
-	폐기됨	기관이 효력을 중단함

‘미수령’과 ‘발송 실패’를 구분해 두는 것이 이 표의 핵심입니다. 둘 다 배지가 전달되지 않은 상태지만, 미수령은 안내가 필요한 건이고 발송 실패는 주소를 고쳐야 하는 건이라 대응이 다릅니다. ‘폐기됨’ 행은 기관이 효력을 스스로 중단한 경우로, 폐기 이력이 남기 때문에 위·변조로 오인되지 않습니다.

목록에서 여러 건을 선택하면 발급일·만료일 수정, PDF·엑셀 내려받기, 일괄 재발송, 일괄 폐기를 한 번에 처리할 수 있습니다. 발급일과 만료일은 폐기하지 않고도 고칠 수 있어서, 날짜를 잘못 넣었다는 이유로 재발급할 필요가 없습니다.

발급물의 진위는 기관에 문의하지 않아도 외부에서 확인됩니다. 1EdTech Open Badges 표준으로 발급된 배지는 발급 기관, 취득 조건, 발급일을 배지 안에 담고 있어, 수령자가 공유한 링크만으로 채용 담당자나 평가자가 검증할 수 있습니다. 읽는 법은 발급 결과 확인하기에서 더 자세히 다뤘습니다.

메일이 반송되면 어떻게 처리하나요

반송된 건은 발급 현황 맨 위에 빨간 패널로 자동으로 모입니다. 대량 발급에서 일부 주소가 잘못되는 일은 흔한데, 실패한 건을 목록에서 하나씩 찾아내는 작업이 시간을 가장 많이 잡아먹습니다. 실패한 건이 한곳에 모이면 [전체 재발송] 한 번으로 다시 보낼 수 있고, 왼쪽 메뉴에 건수 배지가 붙어 다른 화면에 있어도 발생 사실을 바로 알 수 있습니다.

담당자가 찾아 나서지 않아도 실패 건이 먼저 눈에 띄는 구조입니다. 이 화면을 만들면서 저희가 확인한 것은, 발급 이후에 생기는 문의 대부분이 “메일이 안 왔다” 한 줄이라는 점이었습니다. 기관이 먼저 재발송하면 그 문의 자체가 줄어듭니다. 대응 방법은 미수신 대응하고 재발급하기에 있습니다.

발급 규모가 커지면 무엇이 더 필요한가요

발급 건수가 늘고 담당 부서가 여러 곳이 되면 패스웨이, 추천, API 연동, 역할 관리 네 가지가 필요해집니다. 부서마다 따로 발급하던 배지를 한 체계로 모으면 기준이 통일되고 행정 공수가 줄어듭니다. 3개 부서가 각자 발급하던 배지를 통합 관리로 전환한 동원과학기술대학교는 종이 수료증 대비 행정 공수가 약 40% 줄었습니다(동원과기대 최보균 팀장 확인).

기능	무엇을 하나요	어떤 기관에 유용한가요
패스웨이	여러 인증서를 단계로 묶어, 모두 이수하면 상위 자격이 자동 발급됩니다. 수강생은 지금 몇 단계까지 왔는지를 지갑에서 확인합니다	기초·심화·자격처럼 단계가 있는 프로그램
추천	특정 배지를 받은 수령자에게 다음 과정을 자동으로 보여줍니다. 배지를 확인하는 순간이 관심이 가장 높은 시점입니다	후속 과정 모집이 이어지는 기관
API 연동	학사 시스템이나 LMS에서 수료가 확정될 때 서버가 직접 발급을 호출합니다. 필요한 권한만 골라 부여합니다	발급이 정기적으로 반복되는 기관
역할 4단계	소유자·관리자·발급 운영·발급 운영(기관 한정)으로 나뉩니다. 마지막 역할은 소속 범위를 특정 발급기관으로 제한합니다	여러 사업단이 한 체계를 나눠 쓰는 기관

‘역할 4단계’ 행의 마지막 항목이 여러 사업단을 함께 운영하는 기관에서 가장 먼저 필요해집니다. 사업단별 담당자에게 자기 기관 범위 안에서만 발급 권한을 주면, 한 계정을 돌려쓰지 않고도 각자 발급할 수 있습니다. ‘API 연동’ 행은 발급 시점을 사람이 누르지 않아도 되게 만드는 항목이라, 상시 개설 과정이 많은 기관에서 효과가 큽니다.

각 기능의 설정 절차는 패스웨이 만들기, 추천 설정하기, API 클라이언트 만들기, 멤버 초대·역할 관리하기에 있습니다.

발급 데이터를 성과 보고에 어떻게 쓰나요

발급 현황에 건별로 기록되는 항목을 그대로 내려받아 씁니다. 수령자, 인증서, 발급번호, 발급일, 수령 여부, 효력, 조회수, 공유 횟수가 남고 엑셀과 PDF로 내보낼 수 있습니다. “몇 명에게, 무엇을, 언제 발급했고, 그중 몇 명이 실제로 확인했는가”를 요구하는 사업 평가에는 이 형태가 그대로 근거가 되므로 별도 대장을 만들 필요가 없습니다.

기존 방식과의 차이는 집계 시점에 있습니다. 엑셀 대장은 사업이 끝난 뒤 담당자가 기억과 메일함을 뒤져 다시 모으는 자료입니다. 발급 데이터는 발급하는 순간 이미 만들어져 있습니다. RISE, LINC 같은 대학 재정지원사업처럼 정량 근거를 매년 같은 형식으로 요구하는 평가에서는 이 차이가 준비 기간을 좌우합니다. 지표별로 어떻게 연결하는지는 RISE 성과 보고서 작성법에서 다뤘습니다.

2.0을 처음 여는 기관은 무엇부터 하나요

관리자 사이트에 처음 들어가면 대시보드에 5단계 시작 가이드가 뜹니다. 발급기관 검증, 첫 배지 디자인, 첫 인증서 발급, 대량 발급, 기관 페이지 개설 순서로 안내하므로 이 순서를 따라가면 첫 발급까지 도달합니다. 서울시립대학교 산학협력단은 구축에 약 1개월이 걸렸고 시범 발급 6건이 전건 수령됐습니다(서울시립대 산학협력단 구축 자료).

화면별 사용법은 이용 가이드 23편에 담겨 있습니다. 워크스페이스 만들기부터 API 연동까지, 처음 쓰는 담당자가 순서대로 따라 할 수 있게 구성했습니다. 화면 구성부터 보려면 첫 화면 둘러보기에서 시작하면 됩니다.

발급 체계를 처음 잡을 때 확인할 항목을 정리하면 다음과 같습니다.

1. 발급기관 정보 - 기관명과 로고가 발급물에 표시될 형태로 등록돼 있는지. 사업단이 여러 곳이면 각각 등록할지 하나로 묶을지 먼저 정합니다.
2. 취득조건 문구 - “8주 중 6주 이상 출석”처럼 측정 가능한 조건인지. 이 문구가 나중에 성과 보고의 기준선이 됩니다.
3. 명단 서식 - 이름과 이메일 열이 맞는지. 기관 메일 주소가 아닌 개인 메일로 받을지 미리 안내합니다.
4. 발급 시점 - 수료식 일정이 정해져 있다면 예약 발급으로 걸어 둡니다.
5. 담당자 권한 - 부서가 여럿이면 발급 운영(기관 한정) 역할로 범위를 나눕니다.
6. 반복 여부 - 다음 기수가 예정돼 있다면 인증서를 재사용할 수 있게 과정명에 기수 표기를 넣지 않습니다.

이 여섯 가지를 첫 발급 전에 정해 두면, 두 번째 기수부터는 명단 파일만 바꿔 올리는 작업으로 끝납니다. 2.0을 쓰면서 불편한 점이나 더 필요한 기능이 보이면 알려 주시기 바랍니다. 지금 화면에 담긴 것들도 대부분 현장에서 나온 이야기였습니다.